SMS w Zapierze z własnego numeru: wysyłka i odbiór

Czego potrzebujesz

• Zapier w planie Professional, Team albo Enterprise (Webhooks by Zapier nie działa w planie Free).
• Konto smsportal z podłączonym telefonem z Androidem i kartą SIM.
• Klucz API z panelu smsportal (Klucze API → Wygeneruj klucz API).
• Nie wybieraj aplikacji „SMSPortal” z katalogu Zapiera: to osobna firma (smsportal.com) z własnymi kontami. Nasz klucz tam nie zadziała.

Jak wysłać SMS z Zapiera

1. 1

   Dodaj akcję Webhooks by Zapier

   W Zapie dodaj krok akcji, wybierz aplikację Webhooks by Zapier i Action event Custom Request. Custom Request wysyła JSON dokładnie tak, jak go wpiszesz, więc recipients zostaje listą.

2. 2

   Ustaw metodę, adres i nagłówki

   Method POST, URL https://smsportal.app/api/v1/gateway/send-sms. W Headers dodaj dwie pozycje: x-api-key z kluczem z panelu i Content-Type z wartością application/json. Data Pass-Through? zostaw na False.

3. 3

   Wklej JSON w pole Data

   Wklej JSON poniżej. Napisy w nawiasach, np. [1. Phone], usuń i w ich miejsce wstaw pola z poprzednich kroków z listy danych. Numer musi mieć kierunkowy kraju, np. +48600100200. Opcjonalnie dodaj deviceId, simSubscriptionId albo scheduledAt (czas ISO 8601 w przyszłości).

   Pole Data (Custom Request)Kopiuj

   {
     "recipients": ["[1. Phone]"],
     "message": "Dzień dobry [1. Name], potwierdzamy rezerwację na [1. Start Time]. Odpisz, jeśli coś się zmieni."
   }

4. 4

   Przetestuj na własnym numerze

   Wpisz na próbę swój numer i kliknij Test step. Odpowiedź 200 z polem data oznacza, że wiadomość trafiła do kolejki. Status (wysłana, doręczona) zobaczysz w panelu smsportal, a każde wywołanie w Zap history.

Jak odebrać odpowiedź klienta w Zapierze

Gdy telefon odbierze SMS, smsportal wysyła POST z JSON-em na adres webhooka. Catch Hook rozbija go na pola: sender (numer nadawcy), message (treść), receivedAt i webhookEvent. Każde żądanie ma nagłówek X-Signature: HMAC-SHA256 surowego ciała, liczony Twoim sekretem podpisu, zapisany szesnastkowo.

1. Utwórz Zapa z wyzwalaczem Webhooks by Zapier, Trigger event Catch Hook. Na karcie Test skopiuj adres webhooka.
2. W panelu smsportal otwórz Webhooki → Utwórz webhook, wklej adres, wpisz sekret podpisu (co najmniej 20 znaków) i zaznacz zdarzenie MESSAGE_RECEIVED.
3. Wyślij SMS na swój telefon z innego numeru i kliknij Test trigger. Zapier pokaże próbkę z polami sender i message, które zmapujesz w kolejnych krokach.
4. Opublikuj Zapa. Wyłączony Zap odpowiada na webhooki kodem 404, a smsportal po 3 takich próbach przestaje ponawiać dane zdarzenie.
5. Do sprawdzenia podpisu potrzebujesz surowego ciała i nagłówków: daje je wyzwalacz Catch Raw Hook (do 2 MB). Skrót HMAC-SHA256 z sekretem policzysz w kroku Code by Zapier i porównasz z nagłówkiem x-signature.

{
  "smsId": "6720f0c2a1b2c3d4e5f60718",
  "message": "Potwierdzam wizytę",
  "deviceId": "671f9e10a1b2c3d4e5f60001",
  "webhookSubscriptionId": "671fa001a1b2c3d4e5f60002",
  "webhookEvent": "MESSAGE_RECEIVED",
  "idempotencyKey": "3f1c9a8e-5d2b-4c7a-9e1f-2b6d8c0a4e57",
  "sender": "+48600100200",
  "receivedAt": "2026-10-28T09:41:00.000Z"
}

Gotowe scenariusze

• Rezerwacja w Calendly: potwierdzenie i przypomnienie

  Calendly → Invitee Created uruchamia Zapa, a Custom Request od razu wysyła potwierdzenie na numer z pytania o telefon. Drugi Custom Request z scheduledAt ustawia przypomnienie: godzinę spotkania cofnij o 24 godziny w Formatter (Date / Time → Add/Subtract Time) i zapisz w formacie ISO 8601. Dla rezerwacji bliżej niż 24 godziny dodaj Filter, bo czas z przeszłości API odrzuci.

• Nowe zgłoszenie z formularza dostaje SMS

  Typeform → New Entry albo Google Forms → New Form Response, potem Custom Request z treścią potwierdzenia. Pole telefonu w formularzu musi zbierać numer z kierunkowym kraju.

• Odpowiedzi klientów w arkuszu

  Catch Hook z MESSAGE_RECEIVED, potem Google Sheets → Create Spreadsheet Row z kolumnami sender, message i receivedAt. Zespół widzi wszystkie odpowiedzi w jednym miejscu, a ten sam krok możesz zamienić na notatkę w CRM.

Błędy i rozwiązania

Custom Request zwraca 401

Przyczyna: Nagłówek Authorization zamiast x-api-key, zły klucz albo spacja w wartości.

Co zrobić: W Headers wpisz nazwę dokładnie x-api-key, a w wartości sam klucz z panelu, bez spacji na początku i końcu.

400 Invalid recipients

Przyczyna: Użyta akcja POST z polami klucz–wartość: Zapier wysyła wtedy numer jako tekst, a API oczekuje listy.

Co zrobić: Użyj akcji Custom Request z surowym JSON-em w polu Data: "recipients": ["+48600100200"].

400 tylko przy niektórych wiadomościach

Przyczyna: Zmapowana treść zawiera cudzysłów albo znak nowej linii. Custom Request nie zabezpiecza takich znaków, więc JSON jest niepoprawny.

Co zrobić: Przed wysyłką usuń te znaki krokiem Formatter (Text → Replace) albo nie mapuj do treści wolnego tekstu od klienta.

400 scheduledAt must be a future date

Przyczyna: Wyliczony czas przypomnienia jest już w przeszłości, np. rezerwacja na dziś.

Co zrobić: Dodaj Filter, który przepuszcza tylko spotkania dalsze niż 24 godziny, albo wysyłaj takie przypomnienie bez scheduledAt.

Catch Hook nic nie dostaje

Przyczyna: Zap jest wyłączony (Zapier odpowiada 404) albo w panelu jest inny adres. smsportal przestaje ponawiać po 3 próbach z błędem 4xx, a subskrypcję, która ciągle zawodzi, wstrzymuje.

Co zrobić: Opublikuj Zapa, sprawdź adres w panelu smsportal (Webhooki) i stan subskrypcji.

429 przy wysyłce

Przyczyna: Wyczerpany limit SMS-ów w pakiecie.

Co zrobić: Treść odpowiedzi mówi, który limit się skończył. Sprawdź licznik w panelu albo zmień pakiet w Cenniku.

Najczęstsze pytania

Źródła

1. Zapier: Send webhooks in Zap workflows
2. Zapier: Trigger Zap workflows from webhooks
3. Zapier: How to get started with API by Zapier
4. Zapier: How is task usage measured
5. Zapier: aplikacja SMSPortal (inna firma)
6. smsportal: dokumentacja API

Więcej w poradnikach

• SMS w Make i Zapier: pełny poradnik
• Przypomnienia SMS o wizycie
• SMS w Make
• SMS w n8n