Masowa wysyłka SMS z pliku CSV lub Excela: krok po kroku (ze zmiennymi w treści)

Masowa wysyłka SMS z pliku CSV lub Excela to najszybszy sposób, by wysłać personalizowane wiadomości do listy kontaktów: potwierdzenia, przypomnienia, informacje o odbiorze zamówienia. Poniżej znajdziesz całą ścieżkę: eksport z Excela lub Arkuszy Google, format numerów, trzy kroki w panelu smsportal (wgranie pliku, dopasowanie kolumn, zmienne w treści), realne tempo wysyłki i uczciwe ograniczenia. Wiadomości wychodzą z Twojego numeru, więc odbiorca może odpisać.

Jak wysłać SMS z Excela lub CSV w trzech krokach?

Wgraj plik CSV w panelu, wskaż kolumnę z numerami telefonów i napisz treść ze zmiennymi, np. Dzień dobry {{ imie }}!. Panel sam podstawi dane z każdego wiersza, pokaże podgląd i wyśle każdemu odbiorcy własną wiadomość z wybranego telefonu.

Pełny przebieg w panelu (zakładka Wysyłka zbiorcza) składa się z czterech etapów:

1. Wgraj plik. Przeciągnij CSV z nagłówkiem w pierwszym wierszu (jeden wiersz = jeden odbiorca). Limit pliku to 1 MB. Panel pokaże liczbę wierszy i kolumn oraz podgląd pierwszych pięciu wierszy, więc od razu zauważysz, że np. kolumny się skleiły. W panelu jest też przykładowy plik do pobrania.
2. Wskaż kolumnę z numerami i telefon. Panel zgaduje kolumnę po angielskich nagłówkach (np. phone, mobile, tel), a przy polskim telefon wskażesz ją sam z listy. Wybierasz urządzenie, z którego pójdą SMS-y, a przy telefonie z dwiema kartami także SIM. Od razu widzisz, ile osób dostanie wiadomość, ile wierszy ma pusty numer, ile ma błędny, a ile to duplikaty.
3. Napisz treść ze zmiennymi. Kliknij nazwę kolumny, aby wstawić ją do tekstu, np. {{ imie }}. Pod polem widzisz liczbę znaków i segmentów, a pod nim podgląd wiadomości dla wybranego odbiorcy (strzałkami przejrzysz kolejnych). Jeśli użyjesz kolumny, której nie ma w pliku, panel ostrzeże, że pole będzie puste.
4. Sprawdź i wyślij. Podsumowanie pokazuje liczbę wiadomości, urządzenie i pominięte wiersze z powodem. Przy dużej wysyłce dostajesz szacowany czas. Nic nie wychodzi, dopóki nie potwierdzisz.

Po wysyłce statusy każdej wiadomości (w kolejce, wysłana, dostarczona, nieudana) znajdziesz w historii wiadomości.

Wskazówka: zanim wyślisz plik do tysiąca osób, wyślij najpierw trzy wiersze na własne numery. Zobaczysz, jak wygląda treść u odbiorcy i czy zmienne się podstawiły.

Jak wyeksportować Excela lub Arkusze Google do CSV w UTF-8?

Zapisz arkusz jako CSV UTF-8. Kodowanie UTF-8 zachowuje polskie litery w imionach i treści, a zwykły „CSV” w starszym Excelu często zapisuje je w kodowaniu Windows, przez co „Łukasz” wychodzi jako krzaczki.

• Excel: Plik → Zapisz jako → typ pliku CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami). W polskiej wersji Excela zwykły „CSV” używa średnika jako separatora, co panel zwykle rozpoznaje, ale zawsze sprawdź podgląd pierwszych wierszy po wgraniu.
• Arkusze Google: Plik → Pobierz → Wartości rozdzielane przecinkami (.csv). Arkusze zapisują UTF-8.

Przygotuj dane tak:

• w pierwszym wierszu nazwy kolumn bez polskich liter i spacji, np. imie, phone, godzina (łatwiej wpisywać {{ imie }}),
• jeden numer telefonu na wiersz,
• usuń puste wiersze i zbędne kolumny,
• kolumnę z numerami ustaw jako tekst, bo Excel potrafi zamienić +48600100200 na liczbę i uciąć plus albo zapisać 4,86E+10.

Przykładowy plik:

imie,phone,godzina,usluga
Anna,+48600100200,10:00,przeglad
Piotr,+48601200300,11:30,wymiana opon
Ewa,+48602300400,14:00,diagnostyka

W jakim formacie wpisać numery telefonów?

Najpewniejszy jest format międzynarodowy E.164: plus, kod kraju i numer bez spacji, np. +48600100200. Panel usuwa spacje, myślniki i nawiasy, więc +48 600 100 200 też zadziała, ale numer bez prefiksu kraju jest dwuznaczny dla sieci.

Czego pilnuje panel przed wysyłką:

• wiersze bez numeru są pomijane,
• numery, które nie wyglądają jak numery (mniej niż 7 lub więcej niż 15 cyfr albo dziwne znaki), są odrzucane jako nieprawidłowe,
• duplikaty w pliku dostają jedną wiadomość,
• lista pominiętych wierszy z numerem wiersza i powodem jest widoczna w podsumowaniu.

Panel ocenia tylko, czy ciąg może być numerem. Czy numer istnieje i jest osiągalny, rozstrzyga dopiero sieć, więc po wysyłce zajrzyj do statusów „nieudana”. Gdy lista pochodzi z różnych krajów, zadbaj o prefiksy w każdym wierszu.

Jak personalizować treść zmiennymi {{ kolumna }}?

Wstaw nazwę kolumny w podwójnych nawiasach klamrowych, a panel zamieni ją na wartość z danego wiersza. Dla pliku z przykładu treść Dzień dobry {{ imie }}! Jutro o {{ godzina }}: {{ usluga }}. Odpisz TAK lub NIE. da trzem osobom trzy różne wiadomości.

Kilka zasad:

• nazwa w nawiasach musi zgadzać się z nagłówkiem kolumny,
• kolumnę możesz wstawić klikając jej nazwę nad polem tekstowym,
• sprawdź podgląd dla kilku odbiorców, w tym dla tego z najdłuższym imieniem,
• pilnuj długości. Każda polska litera przełącza wiadomość na kodowanie UCS-2 (70 znaków na SMS zamiast 160 w GSM-7), a zmienne mogą wydłużyć tekst ponad limit. Licznik pod polem pokazuje liczbę segmentów.

Uwaga: nie wstawiaj do SMS-a danych wrażliwych (zdrowie, finanse). SMS nie jest kanałem poufnym. Gotowe teksty do skopiowania znajdziesz w artykule o przypomnieniach SMS o wizycie.

Ile SMS-ów na godzinę wyśle telefon i jak to przyspieszyć?

Przy domyślnym odstępie 5 sekund między wiadomościami jeden telefon wysyła około 12 SMS-ów na minutę, czyli około 720 na godzinę. Serwer wydaje duże partie falami dopasowanymi do tego odstępu, a telefon wysyła je po kolei.

Przy wysyłce powyżej 500 odbiorców panel pokaże ostrzeżenie z szacowanym czasem. To tylko informacja, nic nie jest blokowane. W tym czasie telefon musi mieć zasilanie, zasięg i internet. Wskazówki, jak go przygotować, są w artykule o niezawodności bramki.

Jak zwiększyć przepustowość:

• Dodaj kolejne telefony. Podziel plik na części i wyślij każdą z innego urządzenia. Dwa telefony to około dwa razy więcej wiadomości na godzinę.
• Nie skracaj odstępu bez potrzeby. Dłuższa przerwa jest bezpieczniejsza dla konta u operatora. Odstęp ustawisz w aplikacji.

Plan może ograniczać liczbę wierszy w jednej wysyłce. Gdy plik jest za duży, panel podpowie, żeby go podzielić. Aktualne limity znajdziesz w cenniku.

Kiedy wysyłka masowa z własnego numeru jest złym pomysłem?

Gdy chcesz wysłać reklamę bez zgody odbiorców albo kampanię na dziesiątki tysięcy numerów. Własny telefon dobrze nadaje się do wiadomości, o które klient prosi lub które go dotyczą, nie do rozsyłania ofert na ślepo.

Trzy uczciwe ostrzeżenia:

1. Tylko kontakty, które wyraziły zgodę. Wysyłka marketingu SMS-em bez uprzedniej zgody łamie przepisy, a kary nakłada UKE. Przepisy i przykłady omawiamy w artykule SMS i RODO: zgoda marketingowa. Wiadomości dotyczące umówionej usługi, zamówienia czy wizyty to inna kategoria niż reklama.
2. Operatorzy mogą zablokować masową wysyłkę z karty SIM. Karty abonamentowe są przeznaczone do zwykłego użytku, a regulaminy często ograniczają wysyłkę automatyczną i masową. Dlatego trzymaj rozsądne tempo, pytaj operatora o warunki i nie wysyłaj tysięcy wiadomości w krótkim czasie z jednej karty.
3. Przy dziesiątkach tysięcy odbiorców użyj dostawcy hurtowego. Daje on nadpis zamiast numeru, zgodę operatorów na masowy ruch i przepustowość liczoną w tysiącach na minutę. Porównanie kosztów znajdziesz w artykule ile kosztuje wysyłka SMS.

Własny numer wygrywa tam, gdzie liczy się rozmowa: klient odpisuje i odpowiedź trafia do panelu, API i webhooków. Dla porównania metod wysyłki z komputera zobacz wysyłanie SMS z komputera przez telefon.

Wypróbuj wysyłkę z CSV

Załóż bezpłatne konto, podłącz telefon aplikacją na Androida, pobierz przykładowy plik z panelu i wyślij pierwszą partię na własne numery. Poznaj też bramkę SMS na własnym telefonie. Gdy chcesz wysyłać z kodu, a nie z pliku, dokumentacja API opisuje także wysyłkę zbiorczą z różną treścią dla każdego odbiorcy. Wersja angielska tego poradnika: bulk SMS from a CSV file.